Een print of kopietje is snel gemaakt. Maar wat gebeurt er met de gescande info? Tips om je kopieerapparaat te beveiligen.

Moderne computers, kopieerapparaten en printers hebben vaak een groot ingebouwd geheugen voor printopdrachten. Alles wat wordt geprint of gekopieerd blijft nog lange tijd digitaal bewaard. Zulke geheugens zijn een jackpot voor identiteitsdieven, en maar weinig mensen weten dat. Gelukkig kunnen bedrijven én particulieren hun machines met de volgende stappen beter beveiligen.

  1. Weet wat de risico's met kopieermachines zijn en deel deze informatie met je werknemers. Weet welke informatie in het apparaat wordt opgeslagen en wat het risico is als deze gegevens of het apparaat in zijn geheel worden gestolen. Beperk de opslag van gevoelige privé- of zakelijke gegevens op dergelijke apparaten.
  2. Gebruik geen openbare kopieermachines voor gevoelige documenten; kopieermachines in openbare ruimtes of winkels voor kantoorartikelen hebben vaak de mogelijkheid om afbeeldingen al dan niet op een harde schijf op te slaan. Meestal hebben ze ook een wachtrij voor gescande documenten die daarna door de kopieermachine kunnen worden afgedrukt. Gebruik dit soort kopieermachines nooit voor gevoelige documenten.
  3. Zorg dat je de mogelijkheden van je kopieermachine(s) kent en/of investeer in extra beveiligingsmaatregelen. Veel fabrikanten van kopieermachines – of ze de machines nu verkopen of leasen – hebben functies of om de harde schijf te wissen of over te slaan of modules die ervoor zorgen dat elke nieuwe kopie de voorgaande overschrijft (en daarmee voorgoed verwijdert). Sommige kopieermachines hebben een ingebouwde optie om gegevens te versleutelen – al wordt deze functie niet vaak gebruikt. Daarnaast verkopen veel fabrikanten van kopieermachines versleutelingsfuncties voor hun machines; ook dit kan het overwegen waard zijn.
  4. Wis alle vertrouwelijke informatie die niet langer nodig is. Verwijder de harde schijf of het interne geheugen en vernietig het voordat je een privé- of zakelijke kopieermachine afvoert. Als je hem terugbrengt naar het leasebedrijf, gebruik dan speciale software om de harde schijf op te schonen of ‘schoon te vegen’ en leg het opschoonproces vast.